ЛИС iLab

Речник:
СУПТО – Система за Управление на Продажбите в Търговски Обект
ЕКАФП – Електронен Касов Апарат с Фискална Памет
ФУ – Фискално устройство
ФБ – фискален бон
УНП – Уникален Номер на Продажба
Н-18 – Наредба Н-18 или просто наредбата

Във връзка с Н-18, означава ли че фискалното устройство става „прибор за регистрация на продажба“ независимо дали парите постъпват веднага, след един ден или след 30 дни?

Накратко – не. Подробно: ролята на ФУ в СУПТО е че чрез неговия фискален номер се генерира УНП, който се пази в БД на СУПТО и е реквизит на всеки ФБ. Оттук нататък, чрез ФУ (може и друго у-во и в друг търговски обект) се издават ФБ за всяко едно плащане (както и досега).

УНП от фискалното устройство ли се генерира или от системата?

УНП се генерира от СУПТО. В Н-18, въпроса е регламентиран както следва:

При въвеждане в софтуера на информация за продажба софтуерът генерира уникален номер на продажбата (УНП), който се формира по следния начин: Индивидуален номер на ФУ – Код на оператор – Пореден номер на продажбата. Отделянето на елементите в уникалния номер на продажбата със знак „–“ е задължително. Пример за УНП: XXXХХХХХ–ZZZZ–0000001, където ХХХХХХXX – 8-разряден индивидуален номер на ФУ, присвоен от производителя, ZZZZ – 4-разряден код на оператора, въвел данните за продажбата,съгласно номенклатурата на софтуера, 0000001 – 7-разряден пореден номер на продажбата, формиран поотделно за всеки индивидуален номер на ФУ. Номерът нараства възходящо със стъпка 1 за всяка продажба и съдържа само арабски цифри.

Как се осъществява връзката през интернет с фискално устройство?

Връзка между iReg и ФУ може да става или директно, или чрез т. нар. Фискален сървър (нова версия на и досега съществуващ модул). При варианта чрез фискален сървър, могат с едно ФУ да се свързват много компютри, в т.ч. чрез интернет. Самия фискален сървър е уеб приложение, като има и вградена сигурност (т. нар. api key).

Ако касовият апарат загуби свързаност със сървърите на НАП и не може да издаде касов бон, трябва ли да се затвори обекта и допуска ли се издаване на ръчни касови бележки?

На първо място, следва да се отбележи че това е твърде малко вероятно. Фискалните устройства имат буферна памет, в която съхраняват данните, които трябва да се изпратят до НАП. За да се стигне до отказ, следва връзката да не е налична за голям период от време, от порядъка на 24 часа. Ако в даден град 24 часа няма мобилно покритие, последния проблем на обществото ще са изследванията, защото критична инфраструктура няма да работи. Така че, така зададен въпроса е теоретичен. Реалната опасност е повреда в касов апарат или в неговия модем, чрез който се свързва с НАП. При този случай, имате следните възможности:

• Да се свържете с друго фискално устройство в същия търговски обект (регистратура/манипулационна). Можете да продължите работа както обикновено, но фискалните бонове ще излизат на другото устройство.
• Да се свържете с фискално устройство в друг търговки обект чрез Интернет. В този случай, ще можете да регистрирате пациенти (и да им се генерира УНП), но не е редно да приемате плащания, тъй като ако направите това, фискалните бонове ще излизат на друго място и няма да могат да бъдат давани на пациентите, както изисква закона и Н-18. В този случай, препоръчваме да инструктирате пациентите, да заплащат при получаване на резултатите, като се предполага че до този момент връзката ще бъде възстановена.
• Да преустановите работата на това работно място.

Към днешна дата, iReg не поддържа работа с ръчно написани касови бележки.

Служителите често допускат технически грешки при формиране на заявката. Често самите пациенти, дори при вече издаден касов бон, се отказват и/или променят заявените изследвания. Как се коригират такива грешки в светлината на Н-18 и СУПТО?

Има два принципни сценария – корекция преди плащане (и издаване на фискален бон) или след това. В първия случай не е необходимо някакво специално действие, просто се коригира заявката. Във втория сценарии (при издаден ФБ), премахването на кое да е от заявените изследвания, което вече е включено във ФБ (т.е. е фискализирано), води до частично или пълно сторниране на вече издадения ФБ. Премахването на едно или повече изследвания води до отпечатване на нов (сторно) фискален бон и връщане на парите на пациента. След това, ако се налага, се добавят нови изследвания и се прави ново плащане, което води до взимане отново на пари от пациента и отпечатване на пореден ФБ.

Колко време след издаване на фискален касов бон може да се прави сторно по него?

В сторно ФБ се посочва причината, а те са три – операторска грешка, рекламация и намаляване на данъчната основа. Последното не е относимо към дейността на лабораториите. И така, ако става въпрос за операторска грешка, очевидно трябва да е в деня на продажбата. Рекламацията обаче е по-широко понятие. Тук могат да бъдат както отказ от страна на пациента, така и отказ от страна на лабораторията (например при невъзможност за изследване). Доколкото ни е известно, няма конкретна норма по този въпрос, но следва да се предполага общата данъчна логика – относим данъчен период например. Разбира се, следва да има и задоволително обяснение в случай на проверка от НАП.

На направлението има издаден секрет и антибиограма. Не се изолира бактериална флора, следователно антибиограмата не може да се отчете като извършена. Какво се прави в този случай при условие че фискално е отчетена антибиограмата?

Този въпрос касае премахването на един или всички продукти по НЗОК. Към днешна дата, НЗОК заплаща 100% (пълно реимбурсиране), което прави цените на МДД в брой 0,00 лв. От това следва, че позициите от направленията, никога няма да бъдат „фискализирани“, т.е. няма да бъдат включени като фискални позиции във фискалните бонове (може и трябва да присъстват там като нефискален текст, т.е. като забележка). От това следва че премахването на продукт от направление, не води до фискален бон – премахва се както и досега, с тази разлика че се записва в специалната секция „анулирани продукти“.

Ще може ли след няколко дни да добавят нови продукти към дадена визита?

Продукти от продажба мога да се махат докато тя е в статус отворена. След това – не. Затварянето става съгласно политиката на лабораторията, в обозрим и аргументно защитим период, да речем в срока в който се пази биологичен материал, годен за допълнителни изследвания. От друга страна, няма никаква пречка, към дадена визита да се добави следваща продажба, в случай че първоначалната е затворена. Новодобавената продажба ще ползва същите материали, както и на оригиналната (материалите са на ниво визита, не на продажба).

Как се осъществява връщане на пари на пациент, при неизработено изследване?

Чрез извършване на сторно операция, при която се издава сторно фискален бон, връщат се парите за неизработената позиция на пациента, а самото изследване се маркира като анулирано и не се отпечатва/вижда на резултат или в други приложения.

Могат ли да бъдат сторнирани продажбите, които РЗОК отказва да заплати по някаква причина, без да се изтриват резултатите?

Тъй като НЗОК плаща по банков път, за обобщена дейност за даден месец, не се налага сторниране (или анулиране) на продажби, които НЗОК отхвърля. Сторно е само операция, при която се връщат пари в брой на клиент. Следователно, за неплатените по една или друга причина изследвания, подлежащи на плащане по банков път, не се налага операция сторно.

При заплащане с банкова карта, нужно ли е оператора да натиска бутони на касовия апарат?

Не е необходимо натискането на каквито и да било бутони на касовия апарат. При плащане, освен сумата, се избира и метод на плащането, един от които е „Карта“. В случай на свързан към системата картов терминал (BluePad на Datecs), сумата към него се подава автоматично, а завършването на операцията става след успешна транзакция. В случай на ползване на несвързан терминал (предоставен от банка), управлението му става ръчно от оператора.

Как се въвеждат служебно добавени или взети пари от регистратура (начално салдо, инкасо и др.)?

Както и в по-старите версии на iReg, няма разлика.

За деня на едно фискално устройство има бонове от множество регистратори. Една част от тях приключили работа. Други са започнали по-късно. Колко фискални отчета за деня трябва да се направят?

Фискалното приключване на ден се свежда до извършването на т.нчр. Z отчет, който нулира фискалните записи за деня и записва обобщени данни във фискалната памет. Прави се поне веднъж за един календарен ден за всяко ФУ, с него се формира касовата книга.

При приключена  смяна в 16:30 ч. и при посещение на пациент в 17:00 ч., как е редно да се постъпи, при положение, че е приключена смяната за ден. Може ли да се регистрира пациента и отново да се приключи  смяната за съответния ден?

Обработва се пациента, ако плаща в брой се издава нов фискален бон от устройството (на което вече е направено приключване, т.е. Z отчет), което води до нови записи в него. След това, се прави повторен Z отчет, т.е. ще има две „затваряния“ за деня.

При интернет продажби, които пациентите заплащат не на лабораторията а на интернет магазина, как се процедира с ваучера? Парите постъпват в лабораторията по банков път. Какво се случва с ваучерите продадени онлайн, но неизползвани в лабораторията?

В новата регистратура (5.0.0, в т.ч. СУПТО версията) има различни методи на плащане, единия от които е „ваучер“. Тъй като плащането с ваучер се приравнява на плащане в брой, за него също се издава ФБ, по подобие на плащането с дебитна карта – и при двата варианта парите постъпват по банка, но се изисква ФБ. Неизползваните ваучери – чиста печалба за лабораторията 🙂

Как се издават фактури? Допустимо ли е издаване на фактури чрез друг софтуер (например Microinvest Invoice Pro)? Трябва ли работното място, на което се ползва подобен друг софтуер, да бъде извън търговските обекти в които работи iLab?

Чрез ЛИС iLab (СУПТО версия) се издават фактури за два сценария. Първия сценарий е пациент ориентиран и е „за продажба“ (т.е. за конкретна визита в iReg) и само с вид плащане в брой или приравнено към него (карта, ваучер и т.н.). Тези фактури се издават от iReg. Втория сценарии е за корпоративни клиенти с отложено плащане (фондове, клиники и т.н.), като в този случай фактурите се издават от iFin и са винаги по банков път (или приравнен на него, в т.ч. PayPal, онлайн картово плащане и т.н.). Ползване на друг софтуер е възможно, но крайно нежелателно и само за сделки, различни от обхванатата от ЛИС дейност, например продажба на излишни реактиви, епруветки, остарели апарати и т.н. Ако издадените от този „друг“ софтуер фактури са за плащане по банков път, то може да е в рамките на търговски обект в който има работно място на ЛИС iLab. Ако обаче се издават фактури за плащане в брой, следва да се ползва отделен от ЛИС фискален апарат. В случай че този „друг“ софтуер също е СУПТО, следва да е на различен адрес. Ако не е (например Word или Excel), може и в обектите с ЛИС iLab.

Как трябва да фактурират профилактики при плащане по банков път?

Всички отложени плащания се фактурират от iFin, като там (засега) се издават само фактури с плащане по банков път.

При отпечатване фактура на пациент – какво се случва с втория екземпляр? Печата се в момента и се праща в счетоводството или счетоводството може да си го отпечата по-късно от iFin.

Не е нужно да се печата копие на фактурата от регистратора. Всички издадени фактури за достъпни от iFin. Ако към ЛИС iLab има свързана и настроена документна система OpenKM, документа се качва и там, което дава възможност даден счетоводител да разглежда фактурите, без да има достъп до iFin (по много съображения). Втория вариант е за предпочитане, защото там могат да се качват и всички останали документи на организацията, например покупни фактури.

Допуска ли НАП нулеви цени на изследвания? На отделна позиция или на всички по дадена схема на продажба (например схема „Роднини и служители“).

Наредба Н-18 и НАП като цяло не определят цени на търговски дружества, каквито са всички ЛЗ по природа. Като следствие от тази логика, можем да заключим че НАП не проявява някаква специално внимание на нулева цена по дадена позиция в продажба или последната като цяло. От друга страна, ЕКАФП не позволяват отпечатване на фискални записи с цена 0,00. С две думи – ако целия сбор по продажба е 0,00 (всички позиции са с нулева цена), то тази продажба не подлежи на издаване на ФБ. Респективно оператора няма да отрази плащане, от което следва че няма да има и ФБ (и запис в сървърите на НАП). Ако в продажбата има поне една позиция с не-нулева цена и общия сбор е положително число, а само някои позиции са с цена 0,00, то плащане и ФБ ще има. Единствената разлика със обичайния фискален бон е, че позициите с цена 0,00 ще се изпишат като нефискален текст (с диез – #) и няма да имат фискално (данъчно) значение, като тези позиции фигурират само за целите на акуратното водене на счетоводните книги на дружеството. Отделен е случая дали НАП биха сметнали подобни продажби за укриване на оборот, но този въпрос нито възниква сега, със СУПТО, нито ние можем да дадем ангажиран отговор. Приложима (според мен) е практиката, че редица медицински и правозащитни организации извършват дейности pro bono в полза на непривилегировани слоеве от обществото, и разбира се – роднини и близки приятели. Напомням, че в случая „практика“ има и юридическия смисъл на „утвърдена търговска практика“, която при липса на изрична забрана или регулация, се счита за естествена норма в правото, съвсем годна за съдебна защита. Изключително важно е да се подчертае, че дейност по такива регистрации не може да се включва в други фактури (продажби). Т.е., не е допустимо да се регистрира по схема с нулеви цени, а на края на месеца, да се вземат пари от партньор по отложено плащане с фактура от друга система, т.е. да се използва iLab като брояч на услуги, на база на който да възникне плащане, със или без документ. Конкретно този сценарий, очевидно е избягване на акуратното водене на книгите на дружеството (и предположително укриване на данъчни сборове) и несъвместим с принципите на Н-18, както и редица други нормативни актове. Ако такъв изкривен случай бъде установен, санкциите биха били не само по Н-18 и ЗДДС, но и по ред други регулации. Такава практика би била груб опит за укриване на данъци. Отново според мен, редно е подобна политика да бъде записана в книжата на дружеството и да е с прозрачна логика на прилагане, като по този начин НАП и/или компетентния съд да може да се убеди че не става въпрос за укриване на оборот, а за социални дейности. Добра идея е да сверите моето схващане с умел данъчен адвокат, по възможност с реална практика във ВАС, където обикновено свършват споровете с НАП. Отделен детайл по темата, макар и несвързан с Н-18, е че подобна практика би била трудно защитима пред КЗК, ако се използва за нелоялна конкуренция или дъмпинг. Отново, за да е видна работа в полза на нуждаещи се или в полза на общественото здраве (допустими изключения) е предварителната писмена вътрефирмена регулация (правилник и заповед на управителя). И да, със сигурност количеството е от значение.